誰かにプレゼント、贈り物をしたら、お礼のメールが来たら、返信しますか？
それともスルーしますか？
相手が友達や親しい間柄なら、さほど気を使わないかもしれませんが、上司だったり、義父母だったり、ビジネス上のお付き合いの方だったりすると、簡単に無視するわけにもいきません。
そこで、お礼メールの返信はしたらいいのか？
どういう文面で送ったらいいのか？
気を使うところはあるか？などなど、まとめてみました。
お礼メールへの返信はしたほうが良い？
お礼のメールをもらったら、返信したほうが良いのか？
しなくても良いのか？
決まりがあるわけじゃありませんが、相手の立場に立って考えてみましょう。
お礼のメールを送ったのに、返事がない、という状況になったらどんな気持ちになるでしょう？
メール見たのかしら？
返事はないのかしら？
何か失礼なこと書いたかしら？
気にしない人は気にしないかもしれませんが、それでもやっぱり気にする人にとっては気になるものですよね。
なので、返信はした方が良いと思います。
返信の件名は「Re:」をつけて
お礼メールに返信するときには、そのメールの返信ボタンを押すと、自動的に件名に「Re:」がついています。
これでいいのです。
ビジネスでもそうですが、同じ用件の場合には件名を変えないのがマナーです。
Re：がついたタイトルを相手が見れば、「さっき私が送ったメールに対する返事が来たんだな」とすぐに認識しやすくなりますよね。
下手に件名を変えてしまうと、受け取ったほうが、「何の話？」と戸惑ってしまったり、メールを見逃してしまう可能性も出てきます。
そういう理由から、返信ボタンを押して、件名に「Re:」が付くようにして、返信しましょう。
お礼メールの返信はどんな内容を書いたらいい？
返信したほうが良いということはわかりましたが、さて、どんな内容を書いたら良いのでしょう？
文面にも気を使いますね。
まずは、お礼メールに対する、お礼の気持ちを伝えると良いですね。
贈り物、プレゼントをしたお礼であれば、相手が喜んでくれたということですし、わざわざお礼のメールをくださったことに対する感謝の気持ちを伝えると良いのです。
文句としては
「お忙しい中、ご丁寧なお心遣い恐縮です」
「ご丁寧にお礼のお言葉を頂戴し、ありがとうございます」
などがあります。
ビジネス関係であれば、こうした文句も適当かもしれませんが、もう少し近い関係、例えば義父母や親戚などであれば
「お忙しいなか、お心遣いありがとうございます。」
という文句でも問題ないでしょう。
むしろそのほうが、親近感があって良いかもしれません。
感謝の気持ちを伝えたら十分だと思いますが、ビジネスの場合は次回またお会いする機会があると思うので、その時につながる内容を書いておくと良いでしょう。
また、義父母や親戚などに贈り物をしてお礼のメールが来た場合には、そのプレゼントの内容についても一言触れておくと良いですね。
例えば
「お気に召すかどうかわかりませんが、よろしければお使いください」
食べ物などの場合は
「お口に合うかどうかわかりませんが、よろしければお召し上がりください」
などという文句も付け加えておくと良いですね。
そうした内容を加えたあとには、「またお会いする日までお元気で」などという挨拶文句を入れておきましょう。
返信の返信はいらない旨を伝えよう
プレゼントなどのお礼にとメールが来て、それに返信します。
その返信を見て、相手がまた
「あ、自分もまた返信しないといけないかしら」
と思うことも多々あります。
こうしてメールのラリーがエンドレスなんてこともあるんですよね。
もちろん、親しい間柄であれば、あれこれ伝えたい内容もあって話題もはずむかもしれませんが、親戚やお仕事関係だとそうもいきません。
いったいいつまでこのメールをしないといけないの？と最後には憂鬱になってしまうかもしれません。
そこで、このメールに返信はいりませんという旨を最後に付け加えておくと、相手も、「あ、返信しなくていいな」と理解して、お互いに気持ちが楽になるはずです。
「返信はお気になさらないようお願いします。」
「お忙しいことと思いますので、このメールの返信はお気遣いなく」
などというような文句を付け加えておくと良いでしょう。
まとめ
「たかがメール」と思いがちですが、「されどメール」なのです。
最近では、電話よりも、簡単に連絡がとれるので、メールを利用する人も多いでしょう。
でも声も聞こえない、顔も見えないメールでは、文字そのものが自分の気持ちを表すことになります。
書いた人の感情が相手に伝わるといっても過言ではないくらいですがお仕事の相手であれば、ビジネスマナーを守った文章を書くようにしましょう。
親戚や義父母などの場合も、堅苦しい言葉は使わなくていいとしても相手への思いを込めて書くようにすると、その気持ちはきっと伝わることでしょう。
また、お礼のメールをもらってから、すぐに返事が書ければよいですが、忙しい仕事が重なっていて、返信が遅れたという場合にも、一言付け加えておくと誤解が生まれないでしょう。
「ここのところ、急な仕事が重なってメールの確認が遅れ、申し訳ありません」
「メールの返信が遅れてすみません」
などですね。
よりよい人間関係のためにも、「マメ」にメールをチェックし、返信することも大切なマナーかもしれませんね。
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